¿Conoces el método GTD de organización personal?

El trabajo hoy en día está lleno de interrupciones, proyectos en los que tenemos que pensar muy bien qué queremos hacer y qué se espera de nosotros, miles de interacciones con clientes, proveedores, compañeros, etc…

Esto nos lleva a un grado de estrés muy alto porque todas estas interacciones suelen requerir algún tipo de acción por nuestra parte y eso significa que en algún momento tendremos que volver a lo que se ha hablado, el mail que se ha recibido, la idea que hemos tenido, etc.. para decidir qué vamos a hacer.

Si nuestra única forma de gestionar estos “inputs” es nuestra memoria, el estrés será cada vez mayor porque nuestra memoria no es muy fiable, no nos recuerda siempre las cosas en el momento adecuado para poder hacerlas. Más bien nos las recuerda siempre en momentos poco oportunos como por ejemplo durante una noche de insomnio, en medio de una cena con amigos, en una reunión con un cliente en la que no podemos dejar de atender para dedicarnos a ella.

Esta situación, cada vez más común entre los trabajadores de las economías desarrolladas, en las que, como hemos dicho, se suceden miles de interacciones, tenemos múltiples cosas que hacer de diferentes disciplinas, no siempre hacemos aquello para lo que, en principio, fuimos contratados, se mezclan nuestras tareas personales con las profesionales, etc….. llevó a David Allen a desarrollar el método GTD, acrónimo de Getting Things Done, que traduciríamos como “Consiguiendo hacer las cosas”.

El método ha tenido mucho éxito porque ayuda a desestresar la mente a través de unos pasos muy concretos y claros que explicaremos a continuación.

No necesitas ninguna herramienta especial, aunque hoy en día existen centenares de aplicaciones de gestión de tareas basadas en este método para todo tipo de plataformas (Mac, Windows, Smartphones, tabletas…), lo único que en realidad necesitas es papel, bolígrafo y un juego de carpetas.

Los pasos que propone el método son:

  • Capturar: Anotar todas las “cosas” que te llegan, todo aquello que pueda suponer que hay que hacer algo debe ser anotada, capturada, y mandada a una bandeja de entrada (Inbox en inglés). En este paso no se trata de pensar en lo que anotamos, simplemente lo escribimos y lo dejamos en nuestra bandeja de entrada (que podrá ser física o digital). Lo mejor es una nota por idea, acción, “cosa”. Hay que apuntar todo, desde las acciones que surgen de una reunión de trabajo hasta la idea que nos ha venido dando un paseo por la calle, pasando por que nos hemos acordad, de repente, que necesitamos desodorante.
  • Procesar: En este paso lo que haremos es evaluar qué haremos con cada una de las “cosas” que tenemos en nuestra bandeja de entrada. Básicamente decidiremos si son cosas que hay que hacer o cosas que no requieren acción. Aplicaremos una regla de oro del sistema GTD: La regla de los 2 minutos. Si hacer algo cuesta menos de 2 minutos, LO HACEMOS. Si no pensaremos cuándo y cómo lo vamos a hacer. Básicamente pensaremos si es algo que hemos de hacer nosotros o es algo que podamos delegar. En todo caso incluiremos las acciones que son nuestras en alguno de los proyectos abiertos que tenemos (en otro post hablaremos de los proyectos, lo que son y cómo gestionarlos), o en una lista de próximas acciones. En el siguiente gráfico resumimos, de forma muy esquemática, en qué consistiría este paso:
  • Organizar: En esta fase, que va muy unida a la anterior y que muchas veces desarrollaremos a la vez, decidiremos qué necesitamos para poder HACER cada una de las tareas que hayamos anotado. Además de agrupar por proyecto y de manejar las fechas en las que necesitamos que estén hechas (¡Ojo!, el método no aconseja poner fechas de vencimiento a las tareas, sólo a aquellas en las que sea imprescindible… más adelante se explica por qué)., lo más importante será asignar a cada tarea lo que el método llama el “contexto”, es decir, lo que necesitaremos para poder hacer la tarea. Por ejemplo, si la tarea es una llamada, necesitaremos un teléfono, o si la tarea es comprar un billete de avión, necesitaremos un ordenador con conexión a internet, etc…
  • Revisar: Este es el elemento clave del método. De nada sirve anotar todo, procesarlo y organizarlo si no revisitamos frecuentemente nuestras carpetas/programas informáticos/papeles…. y revisamos nuestra bandeja de entrada, reasignamos prioridades, asignamos fechas, revisamos aquéllas cosas que hemos delegado, etc… La clave para que el sistema te ayuda a no tener estrés es que estés seguro de que nada se te va a pasar porque en algún momento vas a revisar tu sistema, a decidir qué y cuando vas a hacer algunas tareas, etc… Para que el sistema funcione es recomendable que esta revisión sea, como mucho, semanal.
  • HACER: Todos los pasos anteriores se desarrollan con el único fin de que, al final, hagamos las cosas, tengamos control del sistema y nada de lo que queremos realmente hacer se quede pendiente. La idea es que, de los tres tipos de trabajos que te pueden aparecer durante el día (trabajo predefinido, que te viene marcado por agendas de reuniones,etc…, trabajo que “aparece” de forma imprevista y trabajo que tu defines) cada vez tenga más peso el que tu defines y que el que “aparece” no te distraiga de tu camino (si tardas menos de 2 minutos lo haces y, si tardas más, lo introduces en tu sistema). Por último, cuando en cada momento, te pones a decidir qué vas a hacer has de tener en cuenta estas viables:
      • El contexto: En los términos que lo hemos definido antes. Por ejemplo, si no tengo mi móvil, no tiene sentido que vea la lista de llamadas porque no puedo hacerlas. O por ejemplo si estoy por la calle yendo hacia alguna reunión, quizá puedo consultar la lista de tareas bajo el contexto “recados” con el fin de ver si algo está en el camino a dicha reunión y puedo hacerla.
      • Tu energía: Si has indicado en tu organización la complejidad que tienen las tareas podrás decidir, en función de si estás cansado, te duele la cabeza o estás fresco y fuerte, qué tipo de tareas puedes y quieres hacer.
      • El tiempo disponible: Siguiendo la idea anterior, si sólo dispones de 15 minutos, ¿para qué vas a ver la lista de tareas pendientes para la que has pensado que necesitas 1 hora o más?

El sistema funciona cuando todos los pasos se han dado correctamente y, aunque parezca mucho trabajo, una vez estás acostumbrado los procesos de captura, proceso y organización son rápidos y fluidos y eso te permite, sobre todo con las herramientas informáticas disponibles hoy en día, filtrar tus listas de tareas y saber siempre qué es lo mejor a hacer en cada momento.

En Quicksand ayudamos a aplicar este sistema a nuestros clientes individual y organizativamente, si estás interesado en el método y quieres más información no dudes en contactar con nosotros. También puedes comprar el libro de David Allen, “Getting Things Done” y profundizar todo lo que quieras en el sistema que, en nuestra opinión, es muy recomendable y útil.

 

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